如何管理撰写好电子邮件

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来源：合众出口论坛

作为外贸业务员，每天都会收到很多电子邮件（哦，你每天只有一封，那努力吧），那么你是如何管理和答复这些邮件的呢？我的一些个人看法，供参考：


如何识别真假讯盘：

你可能每天都会收到很多新的讯盘，特别是如果你做了网络推广的话，但是其中有很多是无用或者虚假的讯盘，如果是一个真的客户，你没有认真答复可能会失去，如果是国内同行，如果你发了详细的资料或者报价，将会泄漏自己的信息，特别是技术设计比较高的行业，泄漏信息是十分不好的。所以识别真假客户是必要的。如何识别他们？

首先，查一下发件人的IP，方法：右键单击收到的邮件，选择属性－详细信息，在里面你会看到几个IP地址，然后查询IP所属的区域，可以到ip.lk52.com这类的网站查，输入IP地址就可以知道来自哪个地区；

其次，如果你的网站有计数器，同时可以参考一下计数器里面的IP记录，看看是不是有这个IP浏览过你的网站；一般来说用国外代理服务器上国内工厂的网站比较困难，所以一般国内的是用真实IP上你的网站，发送邮件的时候可能会用代理服务器。用计数器还有一个好处，就是可以知道浏览你网页的是通过什么地方知道你的，是点击B2B网站上面的链接还是直接输入你的网站地址？如果是直接输入地址，那就要想想他是怎么知道的。

第三，看看客户发来邮件的时间，根据时差判断客户发送邮件的时间，比如早上八九点从德国IP发送过来的邮件基本有问题。

第四，看看客户在邮件里面是否留了详细的联系资料，如果有网址，详细电话传真地址等，一般比较可信，对于资料不全的，可以问问他的联系资料，猜测有问题的，可以发送传真或者电话询问一下。打电话给客户会让客户觉得你比较重视他，哪怕只是说明一下收到了他的讯盘，有利无害。

第五，分析客户讯盘的内容，如果有具体的规格，详细的要求，这类客户比较有价值，如果只是笼统的要样本价格单什么的，比较没什么意义，至少短期没什么价值。

对于使用YAHOO, HOTMAIL邮箱的讯盘，多留心。

如何撰写一封规范的邮件：

1．使用统一的信纸，最好有公司的商标，主要产品的图片类别等等，很方便就可以做一个，网络下载的信纸不太适合商务使用。

2．格式正确，统一，邮件主题合理，拼写无误。所有发给客户的邮件应该采用统一的格式：

（1）邮件主题最好有公司名字等，比如公司名字是EXPORT，行业是PLASTIC，这封邮件的内容是给一款产品报价，那么主题可以写Export Plastic/quotation of item A. 这样有一个好处，可以方便客户以及你自己以后查找给客户的信息，对于来往邮件很多的客户，开始的时候我往往要花很多时间去查找以前的报价以及其它资料，但是现在通过主题就很方便知道邮件大概内容是什么，节省很多时间。

（2）邮件正文两端对齐：对于段落很多的邮件，正文两端对齐会显得很整洁。

（3）第一封邮件最好写上Mr.或者Ms.某某，职位写SALES MANAGER等，不管你是不是经理，写上没关系，你职位高客户会觉得把他当回事，有好处。

（4）落款有公司标识以及详细联系资料